LA EFICIENCIA EN LA ADMINISTRACIÓN

Por: TULIO ROMERO CULQUI

En la administración el manejo práctico de las diferentes situaciones de la empresa nos permite dejar de lado las soluciones complejas, sin perjuicio de observarlas adecuadamente en el momento oportuno cuando se efectúa un análisis profundo de la causa raíz del caso.

Un parámetro fundamental para determinar el éxito de una decisión es la eficiencia con que podemos manejar nuestros activos personales e intangibles como son el talento, la inteligencia, el conocimiento y la experiencia.

Una buena práctica permite una buena experiencia y esta es la base principal para obtener buenos instintos e intuición para resolver problemas no previstos durante nuestra labor de administración de empresa u organización.

A continuación presentamos una nota extraída de internet con la finalidad de enriquecer algunos conceptos relacionados con la eficiencia.

Tomado de : http://www.maestrosdelweb.com/editorial/eficienc/

El secreto de la eficiencia

La eficiencia en el trabajo de un ‘web worker’ es escencial para el correcto desempeño en su carrera. Si quiere volver a tener un trabajo una vez se aparta (o lo apartan) de uno, debe ser eficiente al máximo para que, llegado el momento, lo primero que venga a la cabeza de la persona que nos esta refiriendo a nuestro futuro empleador, sea: Eficiencia.

Creo haberlo repetido como 3 veces en el párrafo anterior, y lo seguiré haciendo hasta se grabe en nuestros cerebros. He aquí un pequeño secreto. Nadie es lo suficientemente eficiente, pero puede tratar de ser lo más eficiente posible. En lo personal, hace 2 meses tardaba semanas en terminar un desarrollo que, de haberlo hecho con mi capacidad máxima, lo hubiese terminado un 70% mas rápido. Pero había varios factores que impedían que pudiese concentrarme y desenvolverme rápidamente en mi trabajo:

1. Ordena el maldito escritorio

A quien no le ha sucedido? sea la persona que sea, desarrolle para la empresa que desarrolle, tenga el personal de limpieza que tenga, solo toma 10 minutos para hacer de un escritorio ordenado algo realmente desastroso. Son esos pequeños detalles los que afectan al desarrollador mentalmente para que se sienta agobiado por su trabajo. Tenemos que aprender a organizar nuestra área de trabajo antes que organizar nuestra PC.
Es difícil, no digo que sea imposible. Pero es MAS DIFICIL si se lo intenta, y ahí esta lo dulce. Obviamente al primer intento casi nunca se logra nada, lleva su tiempo y disciplina.
Empezando por una técnica que también nos servirá para utilizar dentro de la PC.
Se le asignara su “casa” a cada objeto. El teléfono, si somos diestros, del lado derecho y no debe ser movido de ahí. Es esencial tener un anotador, que se cuidara como si de
un hijo se tratase. NADIE en la oficina o lugar de trabajo, debe tocar ese anotador mas que tu. El anotador lo veremos luego, pero por ahora le asignaremos una casa central sobre la mesa, de fácil acceso. Cada vez que un objeto se mueva de su casa, tu deber es llevarlo inmediatamente de nuevo a su lugar de origen. No importa que se este incendiando el edificio o el teléfono este sonando, tu prioridad consiste en seguir un orden especifico y no cambiarlo bajo ninguna circunstancia.

Papeles que no se usan, papeles que van a la basura. Clips doblados de formas extrañas en momentos de “inspiración”?, a la basura. Todo lo que no nos sirva, será tirado a la basura o guardado en una caja y embalada en algún lugar que no moleste, para que luego si falta algo pueda llegar a encontrarse ahí, pero como prioridad máxima, sacarlo de tu lugar de trabajo.

Es muy importante para un desarrollador tener orden en lo que hace, empezando por afuera de la pantalla. De no ser así, sus desarrollos se pueden ver afectados. Vamos a pasar muchas horas en ese escritorio, frente a la pantalla, por qué no podemos pasarlas cómodamente?.

La limpieza y el orden tienen que ser la disciplina principal de todo trabajo, ya que de esa manera nos sentimos mejor nosotros y damos una imagen mucho más profesional.

2. Dont Post-it, write-it down.

Algo peligrosísimo son los denominados Post-it (esos papelitos de colores con goma de pegar en un lado de ellos, que sirven para pegar mensajes en la oficina, en el monitor o donde sea). Los Post-it son una herramienta de doble filo, así como pueden ayudarnos pueden darnos problemas y llevarnos al desorden muy rápidamente. Los papelitos por mas pegamento que tengan en la parte de atrás, tienden a volarse, perderse o ser obsoletos delante de un anotador.

Lo mejor que se puede hacer es tener un anotador de unas 40 hojas preferentemente con renglones y con un buen papel (grueso, que no pase lo escrito para el otro lado).
Caso real: Te contacta un cliente y arreglan una reunión para pasado mañana a las 10 de la mañana. Lo anotas en un Post-it que pegas en el monitor. Al otro día, alguien sacó el Post-it, se voló y cayó al piso o la limpieza con el plumero sin querer lo voló y fue a parar a la basura.

No recuerdas a que hora exactamente era la reunión al día siguiente, tienes que llamar al cliente y confirmar, con el riesgo de parecer un idiota o incomodar a otra persona. Lo anotas en tu anotador, buscas en la hoja del cliente y ahí se encuentra la información: a las 10 de la mañana. Perfecto. En todo caso un anotador es lo más esencial para un desarrollador.

3. El anotador

Si somos desarrolladores freelancers, tenemos que optar seguramente por 2 anotadores, A y B. Es la manera más sencilla de reconocerlos y de que pasen desapercibidos. En el anotador A contendremos toda la información de nuestros clientes, como nombres, teléfonos, direcciones, cajas bancarias de depósito, etc. Debiera de tener una solapa o un sobre pegado en la parte trasera del anotador, donde irían doblados los mails o documentos más relativos para referencia de los clientes. En este anotador también tendremos secciones de clientes, si es posible en una librería a una módica suma podremos armarnos nuestro anotador anillado como queramos, en hojas carta, incluso de agregar separadores de cartulina o el color de hojas (cliente “abogado” con hojas azules, cliente “contador” con amarillas) etc.

Es muy importante que tengamos los mails más relativos de los clientes en ese anotador ya que si estamos en una reunión y un cliente nos discute algún acuerdo anteriormente hablado, podemos enseñarle al instante y por escrito a lo que habíamos llegado. El anotador B de desarrollo funciona casi igual. Tendremos en la parte trasera un sobre, preferentemente marrón tipo carta adherido a la parte trasera donde guardaremos todos los mails de nuestros amigos freelancers que estén desarrollando algo con nosotros (para el mismo fin que el anotador A).

Esta carpeta no tiene porque estar dividida, ya que es una carpeta de organización para desarrollo, en ella puedes hacer los bocetos que quieras y no tirarlos, ya que si luego estas en problemas para desarrollar otro sitio u aplicación, puedes volver a los pasos anteriores. Incluso si un desarrollo se llevo a cabo y quedaron cabos sueltos puedes volver hacia atrás y ver en que estado estaba el desarrollo y como habías pensado proseguirlo.

Es muy útil a pesar de lo que puedan llegar a decirte. Por experiencia, puedo asegurarte que te cambiará la forma de trabajar y mejorará tu eficiencia al 100%. La organización personal de un desarrollador es la manera más sencilla de incrementar nuestra eficacia en lo laboral. No cuesta nada probarlo y por supuesto, es totalmente gratis.